「確定申告では、領収書は経費の証拠であり、整理して保管する必要がある。というのはわかるよ。でもね、領収書が多すぎて整理するのが大変なんだよ！」
「あれえ、車にガソリンを入れた時のレシートがないぞ！そうだ、たぶん車のグローブボックスに放り込んだままだったかな？」
副業やっていると、とにかくいろんな領収書やレシートがたまってきます。数が多いからこそ、その都度、整理しておかないと、場合によっては紛失しかねませんよね。
そこで、今回は領収書を効率的に管理する方法を紹介していきます。
領収書の保管に関する基礎知識
領収書の管理について述べる前に、領収書の保管に必要な基礎知識をおさらいします。
領収書の保管期間
領収書の保管期間は、白色申告の場合は「所得税法」、青色申告の場合は「法人税法」に記載があります。
3 記録保存制度
所得税法 No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度
(2) 帳簿などの保存期間及び保存場所
帳簿や書類を5年間（記帳制度適用者が記帳制度に基づいて作成した帳簿については7年間）、納税者の住宅地や事業所などの所在地に整理して保存する必要があります。
法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。
法人税法 No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
まとめると、
・白色申告者の場合・・・保存期間は5年間
・青色申告者・・・保存期間は７年間
副業の初心者が確定申告する場合、申告の手続きや帳簿の付け方が簡易である「白色申告」を選択しがちですが、青色申告特別控除を受けられるなどの節税効果の高い「青色申告」を強く推奨します。
保管するのは「領収書」でなくてもOK
「領収書」というと、場合によっては入手が困難だったりして、敷居が高いイメージがありますが、「領収書」同様に「支払いの証明」の条件を満たしていれば、領収書にこだわる必要もありません。
主に「領収書」の代用として認められているのは、
- レシート
- 出金伝票
- クレジットカードの利用明細
などです。本件については、以下の記事を参照下さい。
領収書の保存原則
2 帳簿書類の保存方法
法人税法 No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
(1) 原則的な保存方法
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
領収書の保管は、申請により「電子記録での保存」も認められますが、「紙による保存」が原則ですので、これをベースに領収書の保管方法を考えていきましょう。
もちろん、「電子記録での保存」でも、必要に応じて（税務調査がもし入った場合など）プリントアウトすればいいだけの話ですが。
領収書はコピーでもOKか？
税法上、領収書のコピーを使う事を禁止しているという記載はありません。
ただし、領収書のコピーは税務調査が入った場合に、下記のような領収書の不正使用を疑われてしまいます。
- 「二重発行」の疑いがもたれる
何度も領収書を発行すれば架空計上などの領収書の不正使用につながる。 - 「内容の改ざん」の疑いがもたれる
例えば、原本の金額の数字の”１”の上から”２”を貼り付けて、コピーすれば、立派な”改ざん”領収書の出来上がりです。
したがって、領収書は原本保存が必須と考えてください。
領収書の管理方法
さて、ここから本題です！
領収書の管理方法はいろいろな方法がありますが、「紙での保存」の原則を踏まえ、自分がもっとも管理しやすい方法を選ぶといいでしょう。
領収書のおすすめの管理方法は、ズバリ！ 以下の3点です。
- ノートに領収書を貼っておく
- 領収書をファイリングする
- 領収書を封筒にまとめて入れる
ノートに領収書を貼っておく
例えば、年度毎に1冊のノートを用意して、そこに年月（日）順に領収書やレシートを貼っておくと良いです。
領収書やレシートは、もらったら即日貼り付けるのを習慣として下さい。
そうすることで、領収書やレシートが紛失するのを防ぐ事ができます。
この方法による領収書の管理は、年月（日）順に記録されていく形になるので、後で自分で見返しても、いつ経費が発生したのかを把握しやすくなります。
もちろん、税務調査が入った場合でも、税務員へ経費の証拠提出を瞬時に示すことができます。
一般的には年月（日）順にはっていきますが、自分のわかりやすいように分類しても構いません。
例えば、取引先別、経費の種類別、などなどです。
後で分類方法を少し修正したいなど見直ししたい場合に備えて、通常のノートよりは、”フラットファイルに領収書を貼り付けた紙を閉じる方式”の方がお勧めです。
領収書をファイリングする
クリアファイルなどに分けて入れて保存する方法です。
領収書保管用のファイルも発売されており、より管理しやすくなりました。
ファイルは、月別、科目別などに分類していれておけば、後から領収書を探しやすくなります。
領収書を封筒にまとめて入れる
年月別に封筒をそれぞれ用意して、領収書をその中に入れる方法です。
最も簡単でお手軽な方法です。
封筒から出さない限りは、紛失しない程度の管理はできるのですが、目的の領収書を探しずらいなどのディメリットもあります。
まとめ
- 領収書は青色申告では７年間保存する必要があり、原則は原本の紙保管
- 領収書の保管は、「ノートに領収書を貼っておく」などがオススメである。
領収書が多すぎて整理するのが大変だという気持ちもわかりますが、効率的に領収書の保管する事を習慣化するだけで、今よりももっと確定申告の作業をスムーズムに進めることができますよ。